ビジネス文書


 

WORDとEXCEL
 

 当社はWORDとEXCELを使用しています。設計計算が主体なので EXCELが主といったところうです。EXCELは表計算なのですがフォント も一文字づつ調整できますので, ワープロ代わりにもなります。WORDは、 使い込まないとなかなか細工ができません。急ぎの時は焦ります。 EXCELでなんでもしていまうようになりました。今ではFaxの表紙打合せ 記録簿程度しかWORDは使わなくなっています。

 WORDで重宝しているのがHTML出力です。ファイル保存でHTMLを 選択するとHTML文書ができます。例えばFaxの表紙をHTMLで保存 するとこんな感じです。--->Faxの表紙
文書内容は完全に変換されていますが、配置の設定がうまくありません。 罫線があればうまく行くようです。打合せ記録簿をHTMLで保存 してみます。--->打合せ記録簿
うまくゆきましたね。
 過去の文書もこのスタイルでIT化しています。 打合せ記録簿のWORDは100KBなのですがHTMLにすると12KBの ファイル容量です。
 当社はWORD98、EXCEL97です。EXCEL97にも HTML保存機能があります。EXCELで罫線は非表示にしてあってもHTML ではすべてが罫線表示となります。こんな感じです
-->表紙数量総括 表........ちょっとこれでは!

 

テーブル
 

 こんな時には、「メモ帳」で開いて<BODY>の下と</BODY>の上に次ぎの ようなタグを入れてやります。
<TABLE BORDER="1" >
<TR>
<TD>
<TABLE BORDER="0" >




</TABLE>
<TD>
<TR>
</TABLE>

BORDER="1"は罫線を表示。BORDER="0"は罫線非表示というタグです。

すると、こんな感じです。-->表紙数量総括 表
これならなんとか...ですね。原本と比べてください。

バージョンアップすると、もっと便利になっているのかもしれませんが。

 当社はPDFのWRITERは持っていません。ITの流れで、PDFは中間商品 だと認識しています。どうしてもPDFといわれたらスキャナーで読んで PDFに保存することにしています。600pdiで読んでもが解像度がいまいち です。adobeのテクノロジーには敬意を表していますが。

 電子納品のCDにはHTMLを入れておきます。原本の要求があれば WORDとEXCEのデーターとしますが。

 

全文検索
 

 HTMLバージョンは ,あまり体裁はよくありません。手間をかければいいのですが、掛けません。 WORDとEXCEの原本データは永久保存してますから、その必要はありません。
 どうしてHTMLバージョンを作るかといえば、データーベースを 構築しているからです。これも手間隙を掛けれません。DBソフトもありません。 でも、過去のデーターは資産ですから、 すぐ見付けられなくてはいけません。その時HTMLデーターベースは 威力を発揮します。ネットで有名なのはNAMAZUですが、それほど までは必要ありません。全文検索CGIで検索をかけます。「逆T式 H=7.0」とかで 検索するとgoogleのように候補がリストアップされます。便利です。 新しい仕事は、過去に納めた一番近い成果のCADとEXCELを 修正することから始まります。

2003.10.17
by Kon